Сканер, как инструмент бизнес-лайфхакера

Shit happens и из Торгово-промышленной палаты позвонили с этим известием. Вобщем из украинской таможни пришло письмо с громом и молниями требованиями и угрозами. Приспичило им вобщем получить документы с калькуляцией соотношения импортных и российских компонентов в моих фитобочках и парогенераторах. Все бы ничего, но

— нужно при этом предоставить накладные и счета-фактуры с сертификатами на все компоненты, а их 52,

— еще нужны техпроцессы, а это около 200 листов,

можно было бы послать, но на руках уже контракт с украинским дилером и ТПП прозрачно намекнули, что их услуги – против моего отчета для украинской таможни.

Вобщем наметилась эпическая дурная работа на целый день. НО, в этот момент я вспомнил, что подобный отчет я предоставлял в ТПП в прошлом году и… Вобщем начал щелкать по папкам в ноутбуке и НАШЕЛ! Вот они – примерно 90% документов еще тогда отсканированных и мирно лежащих в папке СТ1. Осталось только еще найти среди бумажных документов 5 накладных со счетами фактурами и распечатать все найденные файлы pdf. Далее распечатываю техпроцессы, обновляю калькуляцию и сшиваю все в увесистую книгу на брошюраторе. Итого, на все про все 1 час.

Вообще то это была «последняя капля», чтобы более подробно осветить вопрос по использованию сканера для серьезного упрощения жизни. Прямо пунктами:

1. Если у Вас есть компьютер/ноутбук и Вы работаете не только в онлайн-бизнесе, но и в оффлайне (то есть у Вас есть реальное производство, магазин, сервис оказания услуг в оффлайне) то сканер нужен в «хозяйстве» обязательно.
2. Все копии, которые нужно делать не десятками экземпляров и не слишком часто (не чаще чем раз в неделю) нужно делать не на копире, а на сканере с последующей распечаткой. Если какие-то массовые копии, то копир дешевле и раз копии делаются часто, то оригиналы всегда хранятся где-то «под рукой». По-другому дела обстоят, если Вам понадобилось сделать какой-то отчет, или предоставить куда-то документы как бы разово. Как в приведенном в начале поста примере. Нужно кучу бумажных накладных и счетов-фактур найти в папках, снять с них копии, а потом, по хорошему вернуть на место. Разложить по месяцам. Если снова запросят те же документы, то начинай сначала – копайся/ищи. А если они уже отсканированы, то просто заходим в папку, где сохранены pdf-файлы и распечатываем.
3. Сканировать и сохранять документы лучше в pdf-формате. Из него удобнее распечатывать, так как сразу печатается в А4 и не нужно контролировать размер и положение изображения на листе если файл сохранен в jpg.
4. Названия файлам давайте развернутые. Не типа djp23.pdf, а Накладная Оберон2000.pdf. Так Вы скорее найдете место ее хранения через поиск Windows, если вдруг забыли. Но даже в этом случае, не стоит хранить все отсканированные документы в одной куче в одной папке. Или даже если они хранятся по умолчанию в папках названных автоматически по месяцам сканирования. При таком хранении система обнаружения нужных файлов работает плохо. Отсканированные файлы храните в тематических папках. Сертификаты, например, в папке с одноименным названием. Если готовили документы для таможни, то в папках с соответствующим названием. И т.п.
5. Сканируйте, выбирая преимущественно черно-белый вариант (оттенки серого, если точнее) сохранения. Черно-белые варианты при распечатке на принтере более четкими выходят. И меньше объемом получаются. Это существенно, если нужно по электронке отправлять. Цветные копии будут уместны, если нужно отсканировать, например, какие-то ключевые сертификаты.
6. Сканер рекомендую Еpson Perfection v33. Для офисных нужд – оптимальный вариант. Если для дизайнеров, то не знаю. Я искал по отзывам именно для офисных дел. Кстати, отзывы подтверждаю – сканер неприхотливый, хорошее качество сканирования, малошумный и, главное, быстрый старт. Гораздо быстрее, чем раньше у меня был сканер HP… модель не помню, но по классу примерно идентичный.
7. У Еpson Perfection v33 есть упрощенный ускоренный режим сканирования в pdf, который подходит в большинстве случаев и запускается простым нажатием кнопки на корпусе сканера. Это сводит время, затрачиваемое на сканирование к самому минимуму.
8. Берегите стекло, не поцарапайте его. Смотрите на стекло, когда кладете документ – если загрязнилось, то протрите сухой мягкой тряпочкой.
9. Если документ многостраничный, то сохраняйте его в один файл, выбрав в опциях сохранения соответствующий вариант многостраничного сохранения. Так его проще распечатывать и не запутаешься, где первая страница и все остальные по порядку.
10. Обязательно отсканируйте и храните в компьютере неподалеку документы, которые у Вас часто запрашивают в электронном виде. Это, например, Устав общества, свидетельства об ИНН и ОГРН и прочие правоустанавливающие документы, сертификаты, отказные письма.
11. Обязательно отсканируйте свой паспорт. Если есть заграничный паспорт, то и его тоже. Распечатайте и носите копию везде с собой. Электронную копию сохраните в компьютере и обязательно в каком-нибудь облаке (yandex.disk, google.disk, dropbox, skylink). Если вдруг паспорт потеряется и украдут, особенно заграницей, то гораздо проще будет восстановить все при наличии копий, чем «клянусь – это я».