Блог Дмитрия Сидоревича Как начать и развивать свой малый бизнес с большой прибылью

Не растет бизнес? «Застрял» на уровне самодеятельности? Вы не освоили ЭТОТ навык…

Дата: 26 августа 2013 Рубрика: Бизнес Комментарии: 15 комментариев

Предупреждение: Не читайте этот пост, если Вы не предприниматель или не собираетесь им становиться!

История одного стартапа… с загадкой в конце

В начале 21 века запускал региональную курьерскую компанию. Зарегистрировал ООО с оригинальным названием «Курьер» (а что, приколоться нельзя?), принял на работу директора. Зовут Сергей. Отличное образование, опыт, быстрый ум. И, тем не менее, он был поначалу удивлен.

2

Причина в следующем. Прежде чем начать, я около месяца прописывал процессы, логистику и ИНСТРУКЦИИ для персонала. В них и был камень преткновения для Сергея. Таких типовых инструкций нигде не существовало. Идея ключевой услуги была на то время актуальной. Она состояла в том, чтобы курьерская фирма оказывала услуги клиентам по покупке товара в столице и последующей доставке в регион. Ну и обычная экспресс доставка предусматривалась, конечно.

Пришлось тщательно продумывать каждый шаг. Все это ложилось на бумагу. В итоге полный пакет инструкций для всего персонала составил страниц в 150. Здесь и пешие курьеры, и менеджеры, и водители-экспедиторы, и директор, и другие. Особенно много досталось изучать менеджерам.

Да… а что Сергей? Вот он и говорил мне на старте: «Ну зачем писать столько инструкций? Жизнь гораздо многообразнее и богаче любой инструкции.» Я пожимал плечами – о чем тут говорить — и продолжал писать. Когда мы запустились, через пару месяцев Сергея было не узнать. Она стал яростным защитником идеи: «Больше инструкций!»

У него были все основания для этого. Как только наши сотрудники московского филиала решали «поправить» инструкции, исходя из своего как бы здравого смысла – сразу же получался «косяк». Часто — дорогостоящий. Не раз и не два я говорил им: «Коллеги, делайте ТОЧНО по инструкции. Не умничайте, не надейтесь на интуицию. Если видите, что инструкция неправильная, делайте по ней. Потом увидите, что она как раз правильная.» Сергей же в это время сосредоточенно дополнял инструкции и не уставал вдохновлять менеджеров: «Instructions, леди, instructions. У вас уже все есть и все уже придумано.»

С улыбкой вспоминаю те времена. В конце концов, конечно, объединенный напор зарубежных тяжеловесов победил и «Курьер» мы с товарищем вовремя закрыли. НО... «Курьер» проработал 10 лет, из которых 9,5 приносил хорошую прибыль. И только пол-года до закрытия работал в ноль. Таким образом, потенциал для заработка был использован на 99,9%.

Кстати, до сих пор, часто, как только новые знакомые, узнаЮт что «Курьер» был мой проект — вздыхают и говорят: «Что же вы его закрыли – так удобно было.» Я тоже вздыхаю – «удобно» и «выгодно» зачастую разные вещи.

Теперь – загадка: за счет чего «Курьер» более 10 лет выдерживал натиск таких сетевых «монстров» как DHL и ЕМС?

 

Отгадка:

Отгадка Должностные инструкции

 

Вы уже поняли, что тема поста — о навыке составления должностных инструкций. Таких, чтобы можно было положить перед новым сотрудником на стол увесистую книжку и сказать – изучай. И ВСЁ! Никакого личного участия в обучении! Это – главное.

Несостоявшиеся Гуглы

Сколько фирм даже не начали запускать новые направления только по той причине, что у их руководителей опускались руки только от одной мысли, что они:

  1. наймут сотрудников,
  2. с превеликим трудом обучат их,
  3. те вдруг уволятся (!) и

все «по новой».

Причем под «обучат» они конечно подразумевали передачу знаний «от сердца к сердцу», то есть личное обучение. Либо они сами должны были обучать и убивать свое время. Либо, в лучшем случае, их действующие сотрудники должны были обучать новых лично и убивать свое время.

Это крайне неэффективно. Это кошмарно! Это невероятно!

Но невероятнее всего то, что до сих пор в большинстве организаций (особенно несетевых) ситуация та же самая: Сотрудники — на вес золота, потому что их обучали лично, никаких записей нет. Они часто являются единственными носителями «тайных» знаний в фирме и если уволятся, это «конец всему».

Было УЖАСНО смешно

Пиком безумия был случай, который рассказал мне мой товарищ. Программист. Он работал на вполне взрослом целлюлозно-бумажном комбинате. Вот представьте. Комбинат выпускает продукции на десятки миллионов рублей ежемесячно. Цеха, котлы, вагоны, сотни людей.

Ключевой технологический процесс обслуживает ОДИН (!) человек. Большими буквами, потому что этот один и тот же человек. Он приходит три раза в день в цех в резиновых сапогах. Берет шланг, из которого течет некая технологическая жидкость. ЛЬЕТ ее себе на носок сапога и определяет уже не помню какой параметр этой жидкости. Проверяли, конечно, лабораторно за ним время от времени. Никогда не ошибался! То есть расхождение с контрольными лабораторными данными была настолько мало, что еще вопрос, у кого погрешность выше – у лаборантов или у этого мужика.

cbk

Так вот, этому дяденьке платили заоблачную по тем временам зарплату. Почему же пользовались его услугами, а не данными собственной лаборатории? Потому что лаборатория определяет параметр той самой жидкости пол-дня, а дяденька — полминуты. Нет, все было не так плохо. Замена у этого эксклюзивного работника намечалась – он обучал лично… своего СЫНА!!! Комментировать все это нет моральных сил. А нужно? Вобщем этот комбинат конечно рухнул, обанкротился и весь этот маразм закончился. Могло быть по-другому?

Неутешительный/утешительный (выберите сами) вывод

Если мы хотим работать эффективно, масштабировать свое дело, привлекать новых сотрудников и обучать их не лично, то есть не тратить своего времени ни минуты на обучение новичков, то нам нужно уметь составлять:

А) должностные инструкции,

B) Техпроцессы.

Оп! Новое слово появилось. Что мы понимаем под словом Техпроцесс (Технологический процесс). Техпроцесс — описание производственного процесса, состоящее из пошаговых действий по изготовлению продукта (заготовки, изделия, услуги), перечня инструментария, требуемых материалов, норм их расхода, хронометража операций.

Техпроцесс фактически является обособленной частью должностных инструкций.

Но это же невозможно!

Я и сейчас так думаю, когда смотрю на любые составленные не мной должностные инструкции. Кажется, что их писал неведомый миру гений, живущий в несправедливой безвестности. Разве можно вот так все предусмотреть?!

Написание должностных инструкций

Такие мысли прекращаются, когда садишься составлять должностные инструкции сам. Все, оказывается, несложно. Сначала делаешь Техпроцесс, а потом на основании его составить должностные инструкции уже легко.

Конечно, Сергей был частично прав — жизнь действительно многообразнее любых инструкций. НО… только поначалу. Как только выявляется новая, не предусмотренная ситуация, ее нужно сразу же описать и внести в должностную инструкцию. Вот и все. Таким образом уменьшаем «многообразие жизни».

Еще один плюс наличия должностных инструкций: При их постоянном ситуативном обновлении, они становятся не только определяющим взаимоотношения работодатель-работник документом, но и базой знаний. Таким универсальным ключом к самым разным ситуациям. Штатным и нештатным.

Многие упускают как раз этот момент – динамическое, ситуативное пополнение должностных инструкций. Тем самым обесценивая и делая их бесполезными. А потом кричат, что должностные инструкции не работают и поэтому не нужны.

Итак, оказывается, Техпроцессы являются базой для создания должностных инструкций и начинать составление нужно с них. Но это же СОВСЕМ невозможно! – скажут большинство предпринимателей. Чтож, большинство и разоряется. По статистике, 90% предприятий (включая ИП) закрываются в первый же год своего существования. Из оставшихся, 80% закрываются в последующие 5 лет. Остаются на рынке те, кто научился управлять правильно. И все-таки остаться – мало. Нужно развиваться. А развиваются те, кто понял ценность и необходимость должностных инструкций и Техпроцессов.

Как делать Техпроцесс?

Объясню наглядно на примере из жизни. Консультировал небольшую производственную фирму. Годовалый бизнес. Производство уникального запатентованного электрооборудования. Начальник производства собирает лично один из блоков оборудования. То есть буквально — идет выпуск продукции и он сам месяц за месяцем лично участвует в производственном процессе на уровне рабочего.

Техпроцесс

Спрашиваю: «Почему?».

Ответ стандартный: «Чтобы научить кого-то это делать, потребуется неделя. А если человек уйдет? Снова кого-то нанимать и учить?»

Только я заикнулся о формализации процесса, на меня посмотрели с жалостью. Ну, мол, разве можно описать столь сложную технологию производства? Нет, ну конечно можно. Но ведь на это месяцы уйдут, а кто будет работать?

«Хорошо», -говорю. «Давайте сделаем так. Вы делайте свое дело, а я просто буду стоять со смартфоном и снимать.»

На это согласились.

Первый день я ходил вокруг и снимал все, что делалось с этим блоком.

Второй день писал Техпроцесс. Как? Пошагово.

Шаг 1: смотрел видео.

Шаг 2: делал скриншот операции и подробно описывал его. Конечно терзал начальника производства уточняющими вопросами. Описав скриншот, переходил к шагу 1 — смотрел видео дальше. И так далее.

Третий день. То же самое.

Четвертый день. Повырезал из видео «воду», разделил оставшийся материал по операциям и сконвертировал в формат DVD. С помощью того же видео элементарно определил хронометраж операций и уточнил расход некоторых материалов.

К концу Пятого дня были готовы:

  1. Переплетенная пластиковой пружиной на брошюраторе книжка в 93 страницы с порядком изготовления, скриншотами, перечнем инструментов, комплектацией и хронометражом каждой операции.
  2. DVD-диск пригодный для воспроизведения хоть на компьютере, хоть на любом бытовом DVD-проигрывателе. С пооперационным меню. Все по-фирмЕ.) Только что не стал обложку на диск печатать. Это же рисовать нужно, время тратить. Хотя при дорогом консалтинге и такое делают.
  3. Положение для начальника производства. Это как бы часть его общих должностных инструкций, имеющая отношение узко к Техпроцессу.
  4. Положение для работника.
  5. Чек-листы.
  6. Типовые шаблонные внутренние накладные для передачи комплектующих работнику и приемке готовой продукции.
  7. Настроенная, с формулами, книга Excel для контроля расхода и остатков.

На следующей неделе книжку и диск дали на изучение новому работнику, которого приняли на этот участок. Он за один день посмотрел DVD, прочитал книжку, еще раз посмотрел DVD и… на следующий день сделал (!) этот блок с должным качеством (!) с первого раза (!).

Результаты 5-дневной работы:

  1. Начальник производства получил в свое распоряжение 10 дней в месяц. Это, с учетом его зарплаты, перекрыло расходы на работника в 5,2 раза. Без учета производительности. О ней — далее.
  2. На видео элементарно проявились холостые движения при изготовлении. Технология была откорректирована, разработаны и сделаны специальная оснастка и инструмент, что уменьшило время на изготовление блока с 3 ч. 48 минут, до 2 ч. 02 минут.
  3. В связи с тем, что принятый работник был поставлен только для изготовления блока, а не метался как начальник производство от одного дела к другому, и с учетом предыдущего пункта общая производительность увеличилась в 6,7 (!) раза.
  4. Исчезли риски остановки производства связанные с тем, что этот электронный блок мог делать только один человек на предприятии.
  5. Ушли головные боли, связанные с возможной заменой работника. Обучение занимает всего 1 рабочий день без отвлечения действующих сотрудников организации. И, да, еще
  6. Мне за Техпроцесс заплатили 130 000 рублей. За 5 дней работы.

Начальник производства понял еще одну прелесть Техпроцесса. Говорит, мол, теперь работник даже спросить меня не может ни о чем, ни одного глупого вопроса задать не может. Все ответы есть в Техпроцессе. Знает, что только заикнется, я покажу ему пальцем на книжку Техпроцесса. И если закосячит, то не отмажется, что не знал, не сказали, забыл. Есть и книжка, и DVD, и чек-лист. «Забыл» будет означать не «забыл», а «забИл», с соответствующими оргвыводами. Вобщем благодать этот Техпроцесс.

Кстати. Думаете, начальник производства был мне благодарен? Он ведь, между прочим, является и совладельцем той фирмы. Ну не знаю, не знаю. Скорее была смесь и удовлетворения от результата, и разочарования, что не я облажался. Кто занимается консультациями — хорошо понимает, о чем я.

Итак, прямо на этом живом примере я наглядно показал вам, как делать Техпроцессы. Все просто. Вот смотрите на этот подённый перечень как на чек-лист и делайте по нему. Не упустите ничего. Без чек-листа, положения для работника и соответствующего положения для руководителя Техпроцесс работать будет не очень. В некоторых случаях вообще может не сработать.

Виртуальному кораблю – виртуальное плавание

Если в вашей деятельности большАя или бОльшая часть работы — в интернете, то вам также понадобится нанимать и делегировать, делегировать и нанимать. Чтобы быстро продвигать проекты, вам нужно снять всю рутину с себя. Для этого делайте скринкасты – запись в видеофайл всего происходящего на экране компьютера + звуком пишутся ваши голосовые комментарии. Делайте скринкасты постоянно. Даже если пока не решили кому будете делегировать. Даже если пока хотите делать это сами — скринкасты делайте все-равно.

Технически это совсем просто. Гораздо проще, чем делать Техпроцессы. Включаете запись экрана, делаете нужную работу на компьютере и параллельно комментируете свои действия в микрофон. На РС наиболее популярная программа для захвата видео с экрана и производства скринкастов  это Camtasia Studio.

Скринкаст

С МАСами я не работал. Там тоже есть программа с аналогичным назначением.

Делайте скринкасты про запас. Складывайте их в особую папку и подписывайте файл проекта подробно. Так чтобы было понятно о чем этот скринкаст. Кстати, записанные файлы и файлы проекта не стирайте. Некоторые допускают такую ошибку. Записали экран в файл. Обработали его в проекте. Это уже два разных файла. Спродюссировали в mp4. Это уже третий файл и стерли первые два как бы для экономии места. Лучше заплатить 7-8 т.р. за внешний диск-2 терабайтник, чем потом чесать затылок, когда понадобится скринкаст как-нибудь подредактировать.

Ну вот и все. Теперь вы знаете то, что делает бизнес продвинутого предпринимателя эффективным. Применяйте и присоединяйтесь к элите бизнеса.

Кликайте ниже по кнопке вашей любимой соцсети, чтобы поделиться этим материалом с друзьями. Если я что-то упустил, хотите что-то добавить или остались вопросы – пишите в комментариях.

 

К записи "Не растет бизнес? «Застрял» на уровне самодеятельности? Вы не освоили ЭТОТ навык…" 15 комментариев

  1. Игорь:

    Курьер — пример блестящего бизнеса. Имел печальный опыт работы коммерческим директором в других компаниях. Почему печальный, да потому что постоянно обламывали на написании процессов внутри компании и инструкций персонала. Всегда существует прослойка «старослужащих», которые «все знают» и на них, соответственно, опора. Увы, владельцы бизнесов при развитии конфликта были не на моей стороне. По принципу Папы дяди Федора (Простоквашинского): Я этого кота первый раз вижу, а с тобой 10 лет живу". Это естественный кризис роста. Увы далеко не все красноярские компании способны его пройти.

    Но здесь есть еще один пунктик. Через какое-то время жесткость компании ломает творчество (а без него ни как). По этому опытный директор как опытный врач должен отмерять разумную дозу свобод (административной, финансовой, креативной). Но это искусство.

    • Dmitriy Sidorevich:

      Чтобы в растущей компании творчество не глушили нужно подготовить и внедрить соответствующие инструкции. :-)

      А как вы думали? :-)

  2. Dmitriy Sidorevich:

    ОК. Сергей, я выслал ссылки на скачивание образца техпроцесса на Ваш майл. Успехов в росте!

  3. Сергей:

    Очень интересно описание создания инструкции!

    Дмитрий а есть ли возможность посмотреть на пример рабочих документов, даже не актуальных на данный момент.

    Показать руководству, что это возможно!

    • Dmitriy Sidorevich:

      Сергей, какой у вас бизнес, чем занимается ваша организация? Я посмотрю если что по вашему профилю есть неактуальное.

      • Сергей:

        два, ИТ услуги + производство небольшое и розничный магазин

        • Dmitriy Sidorevich:

          Ясно. А какое производство? Что делаете?

          • Сергей:

            Извините праздники, наше небольшое производство — заправка и восстановление картриджей

  4. По мне тема очень полезная и интересная, но мне кажется, что вопрос раскрыт не полностью, порой бизнес «буксует» на месте не только из-за плохо организованной деятельности компании, а так же из-за не известности самого бренда... . У меня так же, как в примере «История одного стартапа… с загадкой в конце», бизнес сдвинулся с «мертвой точки», только после того, как я нашел грамотных рекламщиков. Рынок перенасыщен услугами и товарами и что бы постоянно расти надо грамотно себя преподносить). Я, кстати, потратил много времени для того, что бы найти таких рекламщиков, если кому-либо интересно могу поделиться в ЛС, во избежание глупого спама: k.idcourier@yandex.ru

  5. Наталия:

    У меня магазин женской одежды и 8 продавцов. Когда я их только нанимала, они категорически не понимали, почему одежду нужно развесить по размеру от меньшего к большому. И крючок вешалки нужно поворачивать в одну определенную сторону. Мы бились с этой проблемой, а потом я без объяснений составила им правила, как одежда в магазине должна висеть, на каких вешелках и в каком порядке. Это было прописано в виде 10 пунктов и не подлежало обсуждению. Работа существенно облегчилась и спорные вопросы у нас по этой теме ушли. Описание процесса — великая сила.

  6. Настя:

    Описанная в статье тема как раз раскрывает основную причину проблем с частным бизнесом у моего отца. Он занимается электромонтажом и немного строительством. Соответственно у него есть небольшая команда работников. Так вот последние позволяют себе много разного, в том числе, придти на работу под шафе или вовсе не придти. Думаю, эти подсказки помогут принять правильные действия и сделать работу эффективнее и без лишних нервов.

    • Dmitriy Sidorevich:

      Настя, ситуация Вашего отца решается немножко не в рамках этих инструментов. Нужно сделать неофициальный документ, где расписано за что и какой штраф. Под этим вновь принятые работники подписываются, что ознакомлены. Такая процедура на 99% снимает проблему.

      С уже работающими сложнее. Но тоже можно попробовать. Самые разгильдяи подписывать не будут и уйдут. А они нужны?

  7. Анна Владимировна:

    Инструкции для работников в наше время не так и актуальны (согласны?!) Технологический процесс это прогрессирующая идея. Я и сама думала над решением такой проблемы как организованная работа сотрудников, технопроцесс в этом случае очень неплохая идея. А особенно видеоинструкции. Меньше суеты и не нужно отвлекаться лишний раз на разъяснение того или иного процесса.

  8. Олег:

    Все правильно!

    Я,работая ГК предприятия Промсвязь ,еще в 80 годы занимался этими

    вопросами.И довольно удачно.Сняли спесь СПЕЦОВ ,отрегулировали распределение финансовых поощрений.А ГК и его подчиненные получили

    возможность спокойно заниматься своими прямыми обязанностями .

  9. Евгений:

    Конечно, составление инструкций стоит в приоритетных задачах, если учесть, что вскоре на предприятии начнут трудиться сотрудники. У меня был фитнес клуб, и до приема тренеров я тоже составил сначала подробные инструкции для тренеров, персональных инструкторов, администраторов и техслужащих. Не раз убеждался, что правильно делал, хотя казалось можно было обойтись и без них. Если тренер и нравился клиенту, но не выполнял обязанности, которые прописаны в инструкции, я всегда мог указать на недочеты, а также наказать деньгами. Поэтому на занятия все приходили вовремя и инструмент после тренировки убирали своевременно.

Оставить свой комментарий

Наверх